Jouw uitdaging
Als Administratief Coördinator Beurzen & Events ben jij de administratieve draaischijf tussen klanten, leveranciers, commerciële collega's en operations.
Samen met de magazijnverantwoordelijke en Peter, de Operations Manager, vorm je een sterk team dat ervoor zorgt dat projecten van aanvraag tot uitvoering correct voorbereid en opgevolgd worden.
Klantencontact & administratie
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers via telefoon en e-mail.
- Je beheert de algemene mailboxen en zorgt ervoor dat vragen snel bij de juiste persoon terechtkomen.
- Je beheert en actualiseert klant- en projectgegevens.
- Je communiceert professioneel en vlot met klanten en collega's.
Offerte- en dossierbeheer
- Je maakt offertes op in samenwerking met de commerciële teams in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland.
- Je verstuurt offertes en volgt deze actief op.
- Je bewaakt de volledigheid van elk dossier.
- Je verwerkt goedgekeurde offertes tot concrete opdrachten.
Projectcoördinatie & planning
- Je verzamelt alle noodzakelijke projectinformatie zoals halplannen, standnummers, opbouw- en afbouwuren.
- Je reserveert toegangspassen, slots en registraties voor beursgebouwen.
- Je organiseert hotelboekingen, transporten en externe partners waar nodig.
- Je ondersteunt de operationele planning.
- Je behoudt overzicht over meerdere gelijktijdige projecten.
- Je denkt proactief mee wanneer planningen of omstandigheden wijzigen.
Ondersteuning operations
- Je werkt dagelijks nauw samen met operations.
- Je ondersteunt de Operations Manager in de dagelijkse werking.
- Je zorgt ervoor dat alle betrokken partijen tijdig over de juiste informatie beschikken.
- Je draagt bij aan een efficiënte voorbereiding en uitvoering van elk project.
Wie zoeken wij?
Je bent iemand die voldoening haalt uit organiseren, opvolgen en zaken correct geregeld krijgen.
Daarnaast herken je jezelf in onderstaande punten:
- Je hebt al ervaring binnen een administratieve, coördinerende of commerciële binnendienstfunctie.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en punctueel.
- Je bent administratief sterk en bewaart gemakkelijk het overzicht.
- Je neemt verantwoordelijkheid op voor jouw dossiers.
- Je durft klanten, leveranciers of collega's telefonisch te contacteren wanneer opvolging nodig is.
- Je bent proactief en wacht niet af tot problemen zichzelf oplossen.
- Je voelt je comfortabel binnen een KMO-context met duidelijke procedures en werkinstructies.
- Je werkt graag samen binnen een team waar iedereen op elkaar rekent.
- Je communiceert professioneel in het Nederlands.
- Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde. Duits is een plus.
- Ervaring binnen een projectmatige, logistieke, beurs- of eventomgeving is mooi meegenomen.
Bovenal zoeken we een collega met een positieve ingesteldheid die energie krijgt van samenwerken en die mee wil bouwen aan het verdere succes van het bedrijf.
Wat biedt Expo Floor jou?
Een afwisselende functie
Geen dag is dezelfde. Je combineert administratie, commercieel klantencontact, planning en projectopvolging binnen een internationale omgeving.
Een sterk georganiseerde KMO
Je komt terecht in een onderneming waar processen duidelijk zijn, waar snel geschakeld wordt en waar collega's weten wat ze aan elkaar hebben.
Een hecht team
Je werkt nauw samen met collega's die houden van een directe communicatie, een positieve sfeer en een hands-on mentaliteit.
Aantrekkelijke werkregeling
- Werkuren van 08u00 tot 16u30.
- Op vrijdag eindigt de werkdag reeds om 14u00.
- Tijdens piekperiodes wordt flexibiliteit gevraagd.
- Extra gepresteerde uren worden gecompenseerd tijdens rustigere periodes.
Verder biedt Expo Floor:
- Een marktconform salarispakket.
- Maaltijdcheques van €10 per gewerkte dag.
- Vergoeding woon-werkverkeer.
- Grondige opleiding en begeleiding on the job.
- Geen collectief verlof.
- Reële doorgroeimogelijkheden richting meer operationele verantwoordelijkheden.
- Een stabiele werkgever in volle groei.
- Een collegiale werksfeer waar inzet, vertrouwen en plezier hand in hand gaan.
Ga jij deze uitdaging aan?
Nu solliciteren
Expo Floor
Bij Expo Floor kom je terecht in een gezonde en ambitieuze KMO met een sterke reputatie binnen de beurs- en eventwereld. Het bedrijf realiseerde ook dit jaar opnieuw een mooie groei en blijft investeren in mensen, materiaal en dienstverlening.
De cultuur is no-nonsense, direct en pragmatisch. Geen eindeloze vergaderingen of complexe organisatiestructuren, maar collega's die verantwoordelijkheid nemen, afspraken nakomen en samen resultaten behalen.
Doorheen de jaren werden de processen en werkwijzen sterk geoptimaliseerd. Hierdoor kan het team snel schakelen tijdens drukke periodes en weet iedereen perfect wat er verwacht wordt. Daarom zoeken we geen veranderaar die alles in vraag stelt, maar een collega die structuur apprecieert, bestaande werkwijzen respecteert en mee waakt over de kwaliteit van de uitvoering.
Positiviteit, wederzijds vertrouwen, humor en collegialiteit spelen daarbij een belangrijke rol. Er wordt hard gewerkt, maar er mag ook gelachen worden.
Vragen over de vacature?
